چگونه گروه خود را آماده ی اجرای برنامه تغییر کنیم؟

برنامه تغییر را اجرا کنید

در ادامه ی مقاله “ شش گام برای بهبود مدیریت تغییر” در این مقاله به راهکار های ایجاد تغییر می پردازیم.

تا اینجا به بررسی فرآیندی ۶ مرحله ای پرداختیم که رهبران تغییر برای مدیریت تغییرات مبتکرانه استفاده میکنند.در مرحله بعد پنج روش دیگر را در نظر گرفتیم که به شما کمک می کنند تعبیرات مبتکرانه و کارآمدتری راهمان کنید و به نتایج دلخواه برسید.این روش های مفید عبارتند از:

* ایجاد طرحی اجرایی .

*در نظر گرفتن افراد مهم .

*ارسال پیام های منسجم.

* ایجاد ساختارهای توانمندساز.

*تجلیل از دستاوردهای مهم.

 ایجاد طرحی اجرایی

با اینکه وجود چشم انداز در حین فرایند تغییر الهام‌بخش و راهنمای کارکنان است،سازمان یا واحد کسب و کار باید طرحی‌‌  اجرایی شامل ماهیت، چگونگی و زمان بندی فعالیت ها در اختیار داشته باشد تا تغییرات ابتکاری را در مسیر صحیح پیش ببرد این طرح تضمین می کنند که تلاش‌های هر شخص در راستای  هدف‌های برنامه‌ی تغییرست.

طرح اجرایی کارآمد در سطح یکی از بخش های سازمان، دارای چه ویژگی های است ؟یک طرح خوب باید:

*ساده باشد. طرح های بسیار پیچیده ممکن است افراد حاضر در برنامه ی تغییر را دلسرد و گیج کند.لذا طرح های خود را روشن، مختصر و منسجم ایجاد کنید. برای مثال ،مطمئن شوید که زمان و نوع فعالیت های هر شخص در آن قید شده است.

*بازتاب نظرات کارکنانی باشد که تحت تاثیر تغییر مورد نظرند. طرح اجرایی نباید برای پیشبرد فرایند به کارکنان تحمیل شود.علاوه بر این، بهتر است افراد در ایجاد طرح نقش داشته باشند. در این صورت در حمایت از آن مصمم ترند.

* دست‌یافتنی باشد، طرح‌هایی که به شدت بلند پروازانه اند، با شکست مواجه می‌شوند. طرحی ایجاد کنید که قابل مدیریت و دست‌یافتنی باشد. برای مثال ، اگر در آغاز مسیر مدیریت شماره تلفن های مشتریانید،پروژه را به بخش‌هایی از قبیل ایجاد اسناد جدید، آموزش افراد در فرایند جدید و محاسبه ی معیار های جدید برای ارزیابی عملکرد در فرآیند جدید تفکیک کنید.

* نقش‌ها مسئولیت‌ها را مشخص کند. مسئولیت‌پذیری در هر طرح اجرایی امری ضروریست.از ابتدا نقش‌ها مسئولیت‌ها را به صورت واضح تعریف کنید تازه گام های بعدی جلوگیری کنید.

* انعطاف پذیر باشد. همان طور که دیدیم،برنامه ی تغییر به ندرت از جدول زمانی و مسیر از پیش تعیین شده تبعیت می‌کند.بنابراین، طرح اجرایی مناسب باید امکان تجدید نظر داشته باشد.

 نکته:راه حل هایی که از سوی دیگران پیشنهاد می شوند،تحمیل نکنید.در واقع، راه حل ها را به کمک افرادی ایجاد کنید که از همه بیشتر تحت تاثیر فرایند تغییر قرار می گیرند.

 کمک گرفتن از افراد مهم

زمانی که طرح اجرایی در واحد یا سازمان شما اجرا می شود،از حمایت و کمک به افراد مهم در داخل یا خارج از گروه بهره بگیرید. به این معنا که گروهی با ترکیب صحیح از مهارت های رهبری،قدرت،منابع و تجربه فراهم آورید. سوالهای زیر را از خود بپرسید تا درباره ی بهره وری گروه خود به جمع‌بندی معقولی برسید:

*آیا رهبران مهم و برجسته از برنامه های تغییر حمایت می کنند؟

*آیا اعضای گروه برای انجام فعالیت ها، تجربه های مربوطه را دارند و تصمیم های هوشمندانه اتخاذ می‌کنند؟

*آیا اعضای گروه نقطه نظرات بسیاری دارند،به طوری که می‌توانند از آنها برای تحلیل و پیدا کردن مشکلات بهره ببرند؟

* آیا اعتبار اعضای گروه به اندازه ای هست که کارمندان و مدیران بتوانند به صورت جدی تصمیم بگیرند؟

* اعضای گروه مهارت‌های ثابتی برای رهبری دارند؟

*آیا اعضای گروه می‌توانند از علایم اولیه و شخصی خود به نفع اهداف بزرگ‌تر سازمان، صرف‌نظر کنند؟

در صورتی که نتوانید برای هر یک از این پرسش‌ها پاسخ مناسبی پیدا کنید،لازم است تصمیمات خود را بازبینی کنید.

 «هرگز شک نکنید که گروه کوچکی از افراد متعهد و متفکر می‌توانند جهان را تغییر دهند.در واقع، این تنها امری است که همیشه صادق است.»

“مارگارت مید”

ارسال پیام های منسجم

زمانی که برای تغییر ،برنامه ی‌ متقاعدکننده ای ترتیب دادید و حمایت گسترده ی کارکنان را جلب کردید،باید حمایت آن‌ها را از طریق رفتار ها و پیام های منسجم مربوط به تغییر،حفظ کنید.ارسال پیام های منسجم تاثیری بسزایی در کسب و کار شما دارند.

پیام های منسجم

برای مثال،سازمانی را در نظر بگیرید که بازسازی شده است.هزینه ی تمامی بخش ها باید کاهش پیدا کند.مدیران ارشد و روسای واحدها از پروازهای ارزان قیمت استفاده می‌کنندو به جای اینکه در فرودگاه لیموزین کرایه کنند،تاکسی سوار می شوند و به جای صرف غذا در رستوران های مجلل و گران قیمت ، غذا خوردی های ارزان قیمت می روند. سایر مدیران نیز از این رویه تبعیت می‌کنند. افراد حاضر در سازمان به سرعت نکاتی را دریافت می کنند.

در بخش بعدی ،«درباره ی تغییر اطلاع رسانی کنید»،نکات بیشتری پیرامون ارسال پیام های منسجم توضیح داده می شود.

ایجاد ساختار های توانمند ساز

ساختار های توانمند ساز ،فعالیت ها و ساختارهایی هستند که از اجرای موفق پشتیبانی کرده و بخشی مهم و حساس از طرحی کلی محسوب می شوند.ویژگی های آنها عبارتند از:

*برنامه های آزمایشی فرصت هایی را در اختیار افراد قرار می دهند تا با اجرا و مشکلات مربوط به آن در مقیاسی کوچک تر و برنامه ریزی شده تر سر و کار داشته باشند.برنامه های آزمایشی بسترهای سنجشی هستند که در آنها مجریان طرح می توانند تغییرات مبتکرانه را پیش از پیاده سازی ،به صورت گسترده بررسی کنند.برای مثال،در یکی از برنامه های آزمایشی ،مدیر به بررسی فرآیندی برای به کارگیری شماره تلفن های مشتریان در گروه آزمایشی کوچکی در واحد خود می پردازد.

*برنامه های آموزشی فرصت هایی برای کارکنان ایجاد می کنند تا مهارت های خود را بهبود ببخشند و به تغییرات مبتکرانه کمک کنند.

*سیستم های پاداش دهی طراحی شده اند تا کارکنانی را معرفی کنند که نتایج و رفتار های لازم را برای تغییر مطلوب از خود بروز می دهند. افرادی را مورد تکریم قرار دهید که در ایجاد موفقیت های کوتاه مدت سهیم بوده اند.

ساختار های توانمد ساز حس تعلق(قدرت انجام کارها)و احساس مالکیتی را ترویج می دهند،که افراد برای پذیرش تغییر به آن نیاز دارند.

چگونه میتوان حس تعلق و مالکیت را ترویج داد؟

*ابراز اعتماد و احترام نسبت به کارکنان،و انجام آن به صورت پیوسته و منظم

*تشویق افکار مبتکرانه از طریق ارسال پیام های منسجم

*پرهیز از فعالیت های فردی

*انعطاف پذیر بودن و نشان دادن آن به دیگران

*تقویت ریسک پذیری و بردباری در برابر شکست

*گسترش قدرت تصمیم گیری

تجلیل از دستاوردهای مهم

تغییرات مبتکرانه می توانند خسته کننده باشند و زمان بسیار زیادی طول بکشند.برای حفظ اشتیاق و تعهد افراد در حین برنامه ی تغییر،باید از دستاوردهای مهم افراد اختصاص دهید چراکه این امر از تلاش سخت افراد قدردانی می کند،روحیه ی آنها را افزایش می دهد،پویایی را حفظ می کند و تردید ها را درباره ی برنامه های تغییر از بین می برد.تا پیش از اینکه کارکنان شما واقعا به موفقیتی دست پیدا نکرده اند از آنها تجلیل نکنید.علنی ساختن موفقیت ها پیش از موعد مقرر،تنها باعث می شود انگیزه ی لازم برای تغییرات مبتکرانه از بین برود.

پیام های منسجم

نکته:سعی نکنید همه چیز را هم زمان تغییر دهید.اغلب مدیران تلاش می کننداین کار را به سرعت انجام دهند. مگر اینکه سازمانی با بحران دست و پنجه نرم کند،وگرنه تغییرات مبتکرانه باید در مقیاس کوچک صورت گیرد،به عنوان مثال در تیم هایی که از رهبری قوی برخوردارند و روحیه ی کار مشارکتی بالاست،وقتی برنامه تغییر را اتخاذ می کنید،این برنامه های جدید را در سایر تیم ها نیز آغاز کنید و اجازه بدهید تا تغییر به آرامی در سایر سطوح سازمان گسترش یابد.

برای توضیحات بیشتر به “ درباره ی تغییر اطلاع رسانی کنید” مراجعه کنید.

(این مقاله بر گرفته از مقالات آموزشی هاروارد  “مدیریت تغییر”)

مطالب مرتبط

نظرات کاربران

نظرات کاربران درباره‌ی این خدمت. شما هم می توانید نظر خود را ارسال نمایید:

یک پاسخ به “چگونه گروه خود را آماده ی اجرای برنامه تغییر کنیم؟”

  1. Emad.behi گفت:

    سلام جمع بندی مطالب عالی بود و بسیار کاربردی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *