نحوه ی مدیریت سریع ایمیل ها و رسیدگی به کارهای مهم تر !

چند سال پیش اگر کسی به ایمیلم پاسخ نمی داد بسیار آزرده خاطر می شدم. اما الان کاملا این موضوع را درک می کنم. همه ی ایمیل ها لیاقت پاسخگویی ندارند. اگر طرفی که به او ایمیلی زدید شخص مهمی باشد پس حتما توقع دارید که جواب شما را بدهد. امروز، خود من آن شخص مهم هستم. جالب نیست که این را می گویم. اما به همه ی ایمیل ها پاسخ نمی دهم. دلیلش را اینجا می گویم و اینکه چه چیزهای دیگری را باید برای مدیریت سریع پست های الکترونیکی رعایت کنید و رفتار حرفه  ای داشته باشید. من به تمام ایمیل هایم پاسخ نمی دهم چون دلیلی برای این کار نمیبینم.

پاسخ ایمیل ندادن

من به این نوع ایمیل ها پاسخ نمی دهم :

  • ایمیل هایی که در انتهای آن هنوز آن طرف حرفش را کامل بیان نکرده است.
  • ایمیل های توهین آمیز و غیر هوشمندانه.
  • ایمیل هایی که با طرز فکر من هم خوانی ندارند.

برای ایمیل ها زمان بندی کنید

من این را از کتاب “4 ساعت کار در هفته” از تیم فریس آموختم. ایمیل های خود را به ندرت چک کنید. فکر کنم اکثر ما 50 بار در روز پست های الکترونیکی خود را چک می کنیم. این احمقانه است. من ایمیل ها را معمولا 2 بار در روز چک می کنم. مگر این که واقعا مورد مهمی باشد که مشغول کار کردن روی آن باشم. انجام این کار به معنی صرفه جویی در زمان است. برای متمرکز ماندن ضروری است. پست های الکترونیکی فقط باید در زمان خودشان چک شوند. نوشتن فقط باید در زمان خودش اتفاق بیفتد و این زمان بندی برای متمرکز ماندن لازم است.

از گفتگو اجتناب کنید

وقتی ایمیلی برای شما می آید حتما لازم نیست که در همان لحظه به آن پاسخ دهید. من معمولا آن ها را علامت ایمیل خوانده نشده می زنم. این کار را می کنم چون اگر ایمیل دیگری برایم بیاید مجبور می شوم وارد گفتگو با آن شخص شوم چون آنها هر حرف خود را جمله به جمله برای من ارسال می کنند. بسیار بهتر است که تمام حرف خود را در یک ایمیل برای من ارسال کنند.

 این را بدانید که بیشتر مشکلات خودشان حل می شوند

آیا تا به حال شده که به کسی زنگ بزنید و قبل از اینکه او پاسخ دهید تلفن را قطع کنید چون خودتان به جواب رسیدید. بله میبینید اکثر افراد خودشان می توانند مشکلات شان را حل کنند. ما در این امر بسیار فوق العاده هستیم. پس اگر به ایمیل افراد به سرعت پاسخ ندهید خودشان می توانند راهی برای مشکل شان پیدا کنند. حتی شاید راه حلشان بهتر از راه حل شما باشد و خودشان رضایت بیشتری هم داشته باشند. به علاوه، اگر شما صاحب کسب و کار هستید؛ باید اطرافتان را با افرادی پر کنید که خودشان می توانند مشکل شان را حل کنند.

ایمیل زدن

اجازه دهید افراد بدانند در مواقع ضروری چگونه به شما دسترسی داشته باشند

مواقع اضطراری گاهی به وجود می آیند. البته در کسب و کاری که به خوبی برنامه ریزی شده باشد کمتر این اتفاق می افتد، اما احتمالش وجود دارد. برای همچین شرایطی، اجازه دهید افراد شماره تلفن شما یا اکانت ضروری ایمیل شما را داشته باشند. این اطلاعات را فقط به کسانی بدهید که واقعا ممکن است شما بتوانید در آن شرایط کمک کنید.

چگونه روز شما تغییر می کند

بعد از این که نکات بالا را به کار گرفتید خواهید دید که چه کارایی بالایی دارید. جریان کاری طولانی و منقطع خواهید داشت. این شگفت انگیز است؛ به جای اینکه در طول روز کار بیهوده انجام دهید، مشکلات عمده تان را حل می کنید. این زمانیست که شما خروارها پول به دست می آورید

مطالب مرتبط

نظرات کاربران

نظرات کاربران درباره‌ی این خدمت. شما هم می توانید نظر خود را ارسال نمایید:

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *